派遣社員の管理は大変？派遣先企業がやるべきことや解決方法を解説！

突然の時代の変化と共に、フレックス勤務や在宅勤務など働き方の多様化が加速しました。

各企業は、社員を時間的・場所的な制約から解放することが必要となり、仕事の効率化は避けられない課題となっています。

この時代に人事や採用担当の皆さまの頭を悩ませていることは、人材の配置ではないでしょうか。

人材配置の選択肢の一つとして有効なのが派遣社員を雇用することです。

ここでは、派遣社員を雇う際にしなければならないことを詳しく解説するとともに、そのような業務を効率的に行う方法をご紹介していきます。

派遣社員の雇用や煩雑化する管理業務にお悩みの企業の方におすすめです。

派遣社員とは

派遣社員とは、企業が人材派遣会社と労働者派遣契約を結び、企業に派遣される社員のことです。

派遣先の企業にとって人材派遣会社に対して即戦力の人材を外注し、必要な時に必要な労働力を提供してもらう事は有効な手段とされています。

時代が大きく変化した昨今、直接雇用による固定費は企業にとって大きなリスクのため、派遣社員の需要は増え続けています。

派遣先企業が派遣社員雇用の際に行うこと

派遣先企業にとって人材派遣会社を活用することは、人材不足の解消や業務効率が向上するほか、短期雇用も可能なことから人材固定費の削減が見込めます。

派遣社員を受け入れる際に押さえておくポイントは、派遣元となる人材派遣会社の選択と直接雇用の場合と異なる派遣社員の管理です。

管理する項目については派遣先と派遣元では異なるため、派遣先がすべきことを知る必要があります。

人材派遣会社の選択

人材派遣会社といっても大手から業種・職種特化型や地域密着型、外資系などさまざまです。

人材派遣会社を選定する際に重要なことは、派遣先が求めている人材をいかに素早く高精度に供給してもらえるかです。

各企業の登録スタッフ数や得意な業界、エリア展開などについて情報収集をして特徴を押さえておくことで、最適な人材配置が可能となります。

雇用管理

派遣社員は人材派遣会社と雇用契約を結ぶため、派遣先とは直接の雇用関係はありません。

しかし、派遣社員が実際に働くのは派遣先です。

指揮命令権と管理監督権を持つ派遣先も適切な対応をとる事が必要です。

派遣先は仕事内容の明確化を始め、育成・評価や環境整備などを含めた派遣社員の活用を担い、派遣元は派遣社員の雇用管理を担っています。

労務管理

上記でご紹介したように、派遣社員の雇用には、派遣元・派遣社員・派遣先いう三者が関係するため、労務管理のポイントを把握しておくことが非常に大切です。

派遣元と派遣先が労働者派遣契約を結び、派遣先は派遣社員に対して労働基準法や労働安全衛生法に基づいた管理責任を負うことになります。

派遣社員の労務管理は、派遣先は勤怠管理（労働時間・休憩取得・健康衛生面・職場環境）を行い、派遣元は賃金や有給休暇などを管理します。

派遣先企業が派遣社員雇用する際のよくある悩み

派遣先が派遣社員を雇用する際のよくある悩みは、「派遣社員管理」や「派遣元である人材派遣会社の管理」ではないでしょうか。

派遣社員の管理に関する悩み

• 労働者派遣法を遵守できているのか不安
• 会社で派遣社員の状況を管理しきれていない
• 契約内容がすぐに確認できない
• 契約終了日・更新日の管理が手間である
• 手作業で管理のためミスが起こりやすい
• 個別契約書・派遣先管理台帳の管理が煩雑になってしまう
• 締め日のタイムシートデータ回収などが大変

人材派遣会社の管理に関する悩み

• 複数の派遣会社への確認や請求処理に時間が割かれる
• 複数の派遣会社に依頼してる場合、勤怠管理方法が各派遣会社で異なるため承認作業に時間がかかる
• 契約書フォームが異なり内容の確認に手間がかかる
• 複数の派遣会社に依頼してる場合、各派遣会社ごとの定着率や稼働数などを見えるようにしたい

人材派遣管理の悩みを解決する方法

派遣社員の管理業務や複数の人材派遣会社との度重なる確認作業や窓口対応に時間が割かれると、業務効率が悪化し、業務過多によるリソース不足からサービス品質の低下に繋がってしまいます。

そして派遣社員の管理が煩雑化することで、コンプライアンス面でのリスクが増大することになります。

このような事が起こらないようにする為の方法として、人材派遣管理システムを導入すること、または人材派遣会社に丸ごとアウトソースし、派遣管理デスクサービスを利用する方法があります。

それぞれのサービスにはメリット・デメリットがありますので押さえておきましょう。

人材派遣管理システムを導入する

人材派遣管理システムとは派遣社員を効率的に管理するシステムのことです。

派遣元である人材派遣会社向けと派遣先企業向けがありますので注意して選択しましょう。

人材派遣管理システムを導入するメリット

人材派遣管理システムを導入することの最大のメリットは、ペーパーレス化とシステムによる一元管理の結果、業務効率が向上することです。

管理業務の効率が向上することで、派遣先の業務負担も大幅に削減しコア業務へリソースを集中することができます。

人材派遣管理システムを導入するデメリット

昨今、HRテックの普及により人材派遣管理システムは様々な形でリリースされています。

自社に最適なシステムを選択しなければ、操作方法や設定に無駄なリソースや時間が割かれることになります。

一度導入してしまうと変更が難しいので、まずは導入する目的をはっきりさせておくことが重要です。

無料体験を使用することであらかじめ内容の把握をすることや、サポート体制などを確認しておきましょう。

システムの選択から導入、導入後の定着にも不安がある場合はシステム導入から全てアウトソーシングする採用代行会社へアウトソースするのも選択肢に入れてみましょう。

人材派遣会社を使ってアウトソースする

人材派遣会社の中には、派遣管理デスク(MSP)というサービスを展開している企業があります。

派遣管理デスクとは、人材派遣会社を数多く活用している場合、管理システム導入と運用だけではなく、複数の人材派遣会社との折衝において発生する採用業務・管理業務も合わせてアウトソーシングするサービスのことをさします。

外資系企業ではMSP（Managed Service Program）と呼ばれています。

派遣管理デスクを導入するメリット

派遣管理デスクのメリットは、派遣社員を雇用する際に発生する管理業務の業務効率化だけではありません。

システム導入だけでなく専任の担当者が採用業務や複数の人材派遣会社の窓口を一括代行することで、採用プロセスや採用コストの見える化が実現し、安定した人材の供給や定着とともにコスト削減することが可能となります。

派遣管理デスクを導入するデメリット

外部に任せることで社内にノウハウの蓄積がされない点がデメリットと言えます。

しかし採用市場は日々変化している為、知識豊富なプロの手を借りるなど柔軟に対応しましょう。

また、コスト面についても費用対効果や時間的コストとのバランスを事前に調べるようにしましょう。

派遣先企業向けの派遣管理サービス6社比較

派遣企業さま向けの派遣管理サービスのそれぞれの特徴をご紹介いたします。

ウィルオブ・ワーク

ランスタッド

アデコ

HRステーション

ジョブスイートテンポラリー

イースタッフィング

まとめ

ここまでで、派遣先が行うべきことや悩みを解決する人材派遣管理の方法など、各社サービスの特徴を説明してきました。

自社の課題解決をするにはどういったサービスを導入すべきか検討しやすくなったのではないでしょうか。

まずは、自社の課題を明確にしておくとさらに検討がしやすいかもしれません。

人材派遣管理サービスを導入することによって業務効率アップとコストの見える化が可能となり、採用活動が有意義なものになります。

人材派遣管理システムや派遣管理デスク（アウトソーシング）を上手に活用し、自社の採用を円滑にしていきましょう。