派遣スタッフとして働いている人の中には、在籍証明書という言葉を耳にしたことのある人もいるのではないでしょうか。聞いたことはあっても一体何のために必要なのか、書くべき項目、実際の書き方などを知らない人も多いはずです。働く上で必要になってくるシーンも多い、在籍証明書について詳しく解説します。今のうちにぜひ把握しておきましょう。
目次
在籍証明書とは何か？
在籍証明書とはその名の通り、その人がその企業に在籍していること、あるいは在籍していたことを証明してくれる書類のことを指します。在籍証明書はこれ以外に、就業（労）証明書・雇用証明書という名称で呼ばれることもあります。在籍証明書は退職したときなどに受け取ることもありますが、手元に持っている期間が非常に短いため、社会人歴が長い人でも詳しく知らないという場合も多いです。
いつからいつまでの期間にどこで仕事をしていたのかなどは履歴書に書いてあるものですが、在籍証明書があれば、その情報が正しいことの証拠にもなります。また、勤めている期間がわかれば、年金などの情報が仮にわからなくなった場合の証明としても提示することができるでしょう。
あまり使う場面が思い浮かばないという人のために、在籍証明書を使う場面について、次の章でご紹介していきます。
在籍証明書を使う場面
普段目にすることのない在籍証明書。使うシーンがイメージできない人のために、在籍証明書を使うシーンを大きく2つにわけてご紹介します。1つ目は転職するとき、2つ目が保育園などに子どもを預けるときです。それぞれの場合でどのように使うのか覚えておきましょう。
また、派遣で勤め先が変わる際は在籍証明書を求められることもありますので、存在や内容について把握しておくとよいでしょう。
転職するときに必要
勤めていた企業を退職するときには勤めていた期間を明確にするものとして、在籍証明書または退職証明書を受け取ることができます。企業に依頼すれば退職後2年間の間は発行してくれますので、もし必要な場合は企業の人事部などに相談してみましょう。発行といっても、在籍証明書は特に決まったフォーマットや企業指定のフォーマットがあるわけではなく、退職者が提出先に提示したい項目を盛り込んだ書面をもらう、あるいは提出先が決めたフォーマットに退職者が記載して提出してきたものを前職の企業が確認した後に署名・捺印をするものです。
転職先で何の項目が必要なのかを確認しておかないと前の職場に何度も手間をかけることになりますし、こういった書類の署名・捺印には非常に時間がかかることも多いです。提出期限に間に合わなくなる可能性もありますので、まずは項目の確認をし、過不足がない状態で依頼するようにしましょう。
また、外資系企業に転職した場合には、英語で文章を作成する必要がありますので、転職先企業にフォーマットを提出し、誤りがないことを確認した上で前の職場に署名・捺印を依頼するのがスマートです。前の職場には英文の在籍証明書への署名・捺印になることを伝えておくと親切です。
在籍証明書と退職証明書は名称のみが違うだけで、ほとんど同じ内容が盛り込まれているケースが多いです。転職先で在籍証明書を提示する必要があるといわれた場合には、可能であれば在籍証明書、前職の企業が退職証明書しか発行できないというのであればその事情を説明し、退職証明書を提示するようにしてください。
保育園に子どもを預けるときに必要
共働きの家庭が一般的になり、保育園などに子どもを預ける家庭も多くなってきました。それに伴って待機児童の問題が今もあります。そのため、保育園や学童（小学生の児童を対象にした放課後の預かり施設）などに子どもを預ける場合にも、在籍証明書などが必要になる場合があります。
保育園や学童、またはその地域によって預けるために必要な申請と許可がおりる条件は異なりますが、働いている親とそうでない親、勤務時間の違いやその地域に住んでどの程度経っているのかなどあらゆる基準で比較し、受け入れを決めていくことが多いです。
保育園や学童で求められる項目はかなり細かい場合もありますので、よく確認して間に合うように職場に依頼をかけましょう。また、申請の期限も厳しく定められているケースがあります。地域でお子さんをお持ちの家族に事前情報をもらい、早めに依頼ができる体制を整えておきましょう。
在籍証明書に必要な項目
フォーマットの決まっていない在籍証明書ですが、最低限必要とされる項目がいくつかあります。その詳細をご紹介していきます。
在（退）職者の氏名、性別、生年月日、住所、採用年月日、（退職年月日）
まずは在（退）職者の氏名、性別、生年月日、住所、採用年月日、（退職年月日）が必要となります。どこに住んでいるのか、誰がいつから働いているのか、またはいつまで働いていたのか、を明確にする必要があるため、在（退）職者に関わる部分で住所と生年月日、性別などを書いて記述しましょう。誰が見てもあなたと他の誰かを間違えない書類として提出できる状態が求められます。住所については退職している場合、在職当時の情報を書く必要がありますので、注意してください。
雇用期間、雇用形態、仕事内容・役職、勤務時間帯や日数
雇用されていた期間や雇用形態、仕事の内容や役職、勤務時間帯や日数などについても必要な場合があります。雇用期間や雇用形態、仕事内容や役職などについては外資系企業に在籍証明書を求められたときに必要になる場合があります。勤務時間帯については転職先に提出するよりも、保育園や学童に迎えに来られない理由などを伝えるために必要になるケースが多いです。
月給や給与総額
月給や給与の総額などについては、先程挙げた外資系企業の在籍証明書など以外に、不動産の賃貸または購入などの場合に必要になるケースが多いです。家賃を払い続けられるほどの年収・月収なのかを確認する目的で必要になります。そのほか外国人がビザを取得するときにも、細かい情報を求められることがあります。
勤務先企業の署名・捺印
在籍証明書で欠かせないのが勤務先（退職者の場合は元勤務先）企業の署名・捺印です。この署名・捺印がなければ、ただフォーマットに書いてある書類ですが、署名・捺印があれば、企業がその文書内容が正しいと証明していることになります。署名・捺印をもらった後にミスが発覚することがないよう、入念にチェックを行ってから提出するようにしましょう。
在籍証明書は早めの準備と確認が必要
派遣として働く場合や転職する際に必要になることもある在籍証明書について、必要なシーンや内容などを細かくご紹介しました。発行してもらうのに時間がかかる場合もありますので、どういった場面で必要になるのか、何の項目が必要になりそうかを知っておき、適切な処置ができるように準備しておきましょう。
