バックオフィス業務の効率化の方法とは？基礎知識から解説

社内での手続きや事務的な管理によって、企業活動を支えるバックオフィス業務。

現状のバックオフィス業務では、アナログでの作業も多いため人的ミスが発生しやすく、定型の業務も多いので改善できる余地が大きいといえます。

この記事では、バックオフィス業務についての基礎的な知識や、具体的にどのように効率化できるのかを解説していきます。

バックオフィス業務の求人を探している方も、企業がどういった人材を求めているかの目安にもなりますので、参考にしてみてください。

バックオフィス業務とは？

バックオフィス業務は、顧客と直接的に関わらず社内で完結する業務のことで、後方支援のような役割を担っています。

具体的には経理、財務、人事、総務、法務、一般事務、情報システムなどの業務です。

バックオフィス業務に対して、顧客と直接やり取りをする営業やカスタマーサポートなどの業務はフロントオフィス業務と呼ばれます。

ここでは、バックオフィスの業務内容をくわしく紹介していきます。

経理・財務

経理・財務は経費計算や決算書の作成、管理を行う業務で、企業活動においての資産の管理を行う部門です。

予算の管理や資産運用も行い、長期的な企業の運営をするためには欠かせない業務の1つだといえます。

人事

人事は新入社員の採用手続き、既存社員の退社手続き、部署の異動など、企業活動においての人材の管理をする部門です。

人材育成や人事評価も行う場合があり、社員の育成をしていくことで会社全体の発展につなげる大切な役割があります。

総務

総務はオフィスの備品管理や社内規定の整備、社内行事の企画運営などを行い、社内全体の運営を円滑にする部門です。

業務の範囲が広く、電話対応などのイレギュラーなタイミングで発生する業務も多いので、会社によっては経理などの他の部署が担当している場合もあります。

法務

法務はコンプライアンスが守られているかどうかのチェック、法的な問題が発生した時の対応など、法律に関わる部門です。

特に、近年ではコンプライアンスの遵守が企業にとって大きな課題となっているので、法的な目線で判断をする法務は企業の中でも重要度の高い業務です。

情報システム

情報システムはIT戦略やシステムの企画、管理、サポート、セキュリティ対策といったIT関係全般の管理を行うのが情報システム部門の業務です。

業種や業界に関わらず、ITが業務をする上で欠かせないものになっているため、情報システムは企業にとって大切な役割を担っています。

一般事務

一般事務はデータ入力やファイリング、来客や電話対応などを行うのが一般事務と呼ばれる部門です。

営業担当のサポートや他の部署に電話を取り次ぐなど、スムーズに社内の連携を図るために必要な業務です。

会社によっては他の業務を兼任している場合もあり、業務内容の幅が広いのも特徴です。

実際に製品の製造をしたり、営業を行ったりといった業務を行わないバックオフィス業務ですが、内容を見ていくと企業を運営するにあたり必要な業務だということが分かります。

つまり、バックオフィス業務がなくフロントオフィス業務だけを行う状態では、企業の運営は根本的に成り立たないということです。

バックオフィス業務効率化のメリット

バックオフィス業務は定型の業務が多く、ツールやサービスなどを利用やバックオフィス業務専門の人材を採用することで効率化させることが可能です。

企業にとって重要な意味を持つバックオフィス業務の効率化は大きなメリットと言えます。

どのような点でメリットとなるか、ツールやサービスを導入することで得られるメリットについても解説していきます。

コスト削減

バックオフィス効率化のメリットの1つとして、人件費のコスト削減があげられます。

バックオフィス業務にかけていた人件費を、企業として注力したい部門に充当することで、より会社の利益につなげることができます。

とくに、経理の業務の中の給与計算や経費計算、会計全般の業務や、人事業務の中の勤怠管理についてはシステム化しやすい傾向があるので、効率化させやすい部分です。

また、紙の書類をデータ化して管理することでペーパーレス化を進め、印刷コストや夕総コストの削減にもつながります。

生産性の向上

バックオフィス業務を効率化することで、企業全体としての生産性を向上させることができます。

バックオフィス業務に割く時間を軽減することで、フロントオフィス業務に集中して取り組むことができるようになり、社員にとっても働きやすくなります。

特に、中小企業や開業したばかりの企業ではフロントオフィス業務とバックオフィス業務を一人の社員が兼任し、集中して業務に取り組めないケースもあります。

その場合にも、自動化や効率化によりバックオフィス業務を行う負担を減らすことで、社員のパフォーマンスを向上させることが期待できます。

ヒューマンエラーの防止

データの集計や入力、目視チェックを手作業で行う場合、どうしても避けられないのがヒューマンエラーです。

しかし、大量のデータや重要なデータを扱うこともあるバックオフィス業務では、小さなミスが大きな影響を及ぼす場面もあります。

これらの作業を自動化することで、人の手で行うよりも正確かつスピーディに処理することが可能です。

業務の属人化の回避

バックオフィス業務の中には専門的な知識を必要とする業務も多く、「この作業はあの人にしかできない」という状態になってしまうことがあります。

しかし、そうなってしまうとその担当者が離職や休職してしまった場合、引継ぎがうまくいかず業務が一時的にストップしてしまう可能性も考えられます。

そこでITツールを利用することによって、どの社員でも同じように業務を行うことができるようになり、担当者の引継ぎにしやすくなります。

業務を効率化させるためのツール

バックオフィス業務はルーティンワークが多く、経営する会社の業種にかかわらずどの会社でも共通した業務内容を行っているという特徴があります。

そのため、バックオフィス業務を効率化させるためのツールも多く出回っており、それらを利用することで効率化・自動化を実現しやすいのです。

ここでは、バックオフィス業務を効率化させるツールを3つ紹介します。

RPAの活用

RPA（ロボティクス・プロセス・オートメーション）はパソコン上で行っている定型の作業を自動化するシステムです。

たとえばデータの入力、分析、チェック、計算、社内システム同士のデータ連携などを得意としており、これらの作業をより速く正確に行うことができます。

24時間稼働させることも可能なので、人件費を削減しつつ作業量を大きく増やせます。

社内向けチャットbot

bot(ボット)とは、AIを活用した自動会話プログラムのことで、近年では多くのカスタマーサポートなどでも導入されています。

社内向けにbotを導入することで、よくある問い合わせに対して自動かつすばやく対応することが可能です。

毎回同じような質問に返答しなくてはならないストレスを感じることがなくなり、社員の負担軽減や属人化の解消にもつながります。

情報系システム

ビジネスチャットツールやスケジュール管理ツールなどを導入することで、社内での連携をスムーズに行うことができます。

これらのシステムを導入することによって、ほかの社員と業務の内容やその日の予定を共有したり、1つのシステムにデータをまとめたりと管理もしやすくなります。

ほかにも、社外でも書類の提出や内容の確認ができるオンラインストレージ、顧客や取引先の情報をまとめて確認、登録できる顧客管理システムなども便利です。

人材受け入れやアウトソーシングもおすすめ

もちろん、ツールやサービスの導入が難しい場合もあります。

そういった企業の場合は人材会社から紹介をしてもらったり、アウトソーシングサービスを活用することで効率化を図れます。

バックオフィス業務に特化した人材を受け入れることで、今までなかったバックオフィスに関する知識を社員に引き継ぐこともできます。

ただ、一時的な雇用である場合、ノウハウを教えてもらえないまま契約終了となってしまう可能性もあるので、まずは何を目的として受け入れるかを検討しておいてください。

バックオフィスの求人を探している方も、企業がどういった悩みを持っているかを求人などから情報を得て、自分のスキルを活かせる職場を見つけるようにしましょう。

まとめ

バックオフィス業務は企業の資源を管理、運用することでフロントオフィス業務をサポートする役割を持ち、企業の運営には欠かせないものです。

バックオフィスの効率化を行うことは、企業の業務改善や生産性向上、業務の属人化の回避、コスト削減などの大きなメリットがあります。

フロントオフィスに比べて業務を自動化、効率化させやすい、効率化のためのツールが多く存在するという特徴があるので、改善しやすい傾向があります。

人材や自社に適したツールを導入して業務改善やコスト削減を行って働きやすい体制を作り、継続的な企業の成長につなげていくことを目指しましょう。